۲.نامه انحصار وراثت در صورت فوت نسق دار اصلی و به ارث
رسیدن زمین به وراث
۳.نامه منابع طبیعی
_این نامه جهت اطمینان از منابع ملی نبودن زمین از اداره منابع طبیعی منطقه استعلام میشود و پس از تایید کارشناس صادر میشود.

۴.نامه بنیاد مسکن
_این نامه از بنیاد مسکن منطقه جهت استعلام کاربری زمین و داخل طرح هادی یا بافت روستا بودن میباشد.
۵.نامه راهداری
_جهت اطلاع از حریم راه نبودن زمین و عقب نشینی هایی که باید روی زمین اعمال شود زیرا اگر زمین دارای عقب نشینی باشد باعث کاهش متراژ زمین و قیمت زمین میشود.
۶.‌تمام فروش نامه ها و قولنامه های گذشته زمین
۷.مدارک کامل شخص فروشنده

۸.در صورت عدم حضور مالک وکالتنامه معتبر از مالک یا مالکین که در آن حق فروش زمین قید شده باشد

خریدار و فروشنده بعد از تفاهم بر سر انجام معامله برای تنظیم قولنامه به مشاور املاک مراجعه می کنند. مشاور املاک می بایست طرفین قرارداد را از مسائل حقوقی مربوط به قولنامه آگاه کند. همچنین می بایست به هنگام تنظیم قولنامه مدارک و مشخصات خریدار و فروشنده را به طور کامل بررسی کند. همچنین مشخصات ثبت شده در قولنامه را با سند ملک مطابقت دهد. مشاور املاک باید سه نسخه یکسان ازقولنامه تهیه کند. هر گونه مغایرت در نسخه ها سبب باطل شدن معامله می شود. یک نسخه باید نزد مشاور املاک باقی بماند و دو نسخه دیگر در اختیار خریدار و فروشنده قرار گیرد. مدارک مربوط به قرار داد از جمله چک های خریدار نزد مشاور املاک می ماند. مشاور املاک در موعد مقرر و با موافقت طرفین می تواند آنها را به طرف معامله تحویل دهد.

نکات تنظیم قولنامه و نکات حقوقی مربوط به آن
قولنامه ای که به درستی تنظیم شده باشد و مخالف صریح قانون نباشد قابل استناد است. چنین قولنامه ای قابل ارجاع به دادگاه و قابل پیگیری برای دریافت حقوق طرفین قرارداد می باشد. بنابراین توجه به مفاد درج شده در قولنامه مسئله مهمی است.

در قولنامه مشخصات خریدار و فروشنده به طور دقیق ثبت می شود. اگر ملک مورد معامله چند مالک داشته باشد، اطلاعات تمام مالکین درج می شود. علاوه بر مشخصات طرفین معامله، اطلاعات ملک نیز می بایست به طور دقیق و مطابق با سند ملک ثبت شود. در چنین شرایطی تمام مالکین یا یکی از آنها با داشتن وکالت نامه رسمی باید برای امضای قولنامه حضور داشته باشند.

مفاد و شرایط قولنامه با توافق طرفین معامله با هدف پایبندی بر تعهد به انجام عقد بیع تنظیم می شود. یکی از این موارد تعیین وجه التزام است. وجه التزام مبلغی است که به عنوان ضمانت اجرایی یا خسارت در نظر گرفته می شود. اگر یکی از طرفین قرارداد به مفاد قولنامه پایبند نباشد، طرف دیگر می تواند وجه التزام را طلب کند‌.

اگر یکی از طرفین در انجام تعهدات تخلف کند، دیگری می تواند برای دریافت حقوق خود به دادگاه مراجعه کند. با مراجعه به دادگاه فرد متخلف ملزم به انجام تعهدات ثبت شده در متن قولنامه می شود. فرد مراجعه کننده به دادگاه در صورتی محق شناخته می شود که پایبندی او به تعهدات قابل احراز باشد. دریافت وجه التزام هیچ مانعی برای انجام معامله نیست. در واقع در صورت تخلف یکی از طرفین، دیگری می تواند علاوه بر انجام معامله وجه التزام را دریافت کند.

یکی از مواردی که باید در تنظیم قولنامه به آن توجه کرد، در مورد ملک به ارث رسیده است. در چنین شرایطی وراث باید گواهی انحصار وراثت و تسویه حساب مالیات بر ارث را ارائه کنند.

در قولنامه مبلغ تعیین شده ملک، زمان و نحوه پرداخت آن توسط خریدار به صراحت درج می شود. مثلاً اگر قرار است خریدار وجه را در چند فقره چک پرداخت کند، باید مشخصات چک در قولنامه ثبت شود.

در نهایت پس از تنظیم قولنامه، علاوه بر طرفین قرارداد مشاور املاک به همراه دو شاهد آن را امضا میکنند. قولنامه تا زمانی که انتقال سند و انتقال وجه به صورت کامل انجام شود معتبر است؛ مگر اینکه فسخ شود.

یکی از مواردی که در تنظیم قولنامه به آن اشاره می شود شرایط فسخ معامله است. می بایست شرایطی که به طرفین قرارداد از نظر قانونی حق فسخ داده می شود، درج شود.

شرایط فسخ سندموقت یا قولنامه
یکی از شرایط فسخ معامله عدم پایبندی به زمان بندی تعیین شده برای پرداخت وجه از سوی خریدار است. در صورتی که فروشنده در زمان تعیین شده در قولنامه وجه را دریافت نکند، می تواند معامله را فسخ کند.
خریدار مجاز به فسخ معامله است اگر جزئیات سند ملک ثبت شده در قولنامه با ملک عرضه شده، متفاوت باشد.
یکی از شرایط فسخ قولنامه، عدم حضور طرف قرارداد در دفتر ثبت اسناد رسمی در موعد مقرر است.