وقتی خانه‌ای را می‌خرید، یک سند به شما داده می‌شود. سند، مشخصات جغرافیایی(کجای ایران قرار دارد)، ثبتی(پلاک ثبتی ملک چند است) و هندسی(مساحت ملک چقدر است) ملک را دارد.
بنچاق یک ورق کاغذ با سایز A2 است که در آن مشخصات فروشنده و خریدار، آدرس و تمام هزینه‌هایی که طرفین انجام داده‌اند، در آن آورده می‌شود، یعنی داستان ملک در آن نوشته شده است. بنچاق پیوست و پیش‌نیاز سند است.
از لحاظ اسنادی درجه دوم است و بدون آن هم معامله صورت می‌گیرد. دفترخانه یک نسخه از بنچاق را نگه می‌دارد. اگر بنچاق نداشته باشید، دفترخانه با دفترخانه‌ای که معامله قبلی ملک صورت گرفته تماس گرفته و می‌خواهد تا یک نسخه از بنچاق را برایش بفرستند.
در صورت گم کردن آن می‌توانید به دفترخانه مراجعه کنید و با زحمت جزئی آن را تهیه کنید.
وقتی فروشنده برای انتقال سند به دفترخانه می‌رود، دفترخانه وظیفه دارد از شهرداری، دارایی، بیمه (اگر ملک تجاری باشد)، بخشداری (اگر ملک خارج از محدوده خدمات شهری باشد) بپرسد که این ملک بدهی دارد یا نه. به این کار، مفاصاحساب می‌گویند.
همچنین دفتر اسناد به‌صورت اینترنتی بررسی می‌کند که سند در گرو جایی نباشد و ملک در طرح ساخت‌وساز شهرداری قرار نگرفته باشد. یعنی ممکن است از مکان ملک شما، بزرگراهی بگذرد. در این صورت اجازه معامله داده نمی‌شود. پس این مرحله‌ای که دفتر اسناد انجام می‌دهد بسیار مهم است.
فروشنده با نامه‌ای که از دفتر اسناد می‌گیرد، این مراحل را برای به نام کردن و سند زدن خانه طی می‌کند:
شهرداری یا بخشداری: فروشنده با نامه‌ای که از دفترخانه به او داده به شهرداری می‌رود، و شهرداری بررسی می‌کند که او ساختمان را طبق پروانه ساخته است یا نه، اگر طبق پروانه ساخته نشده باشد فروشنده باید جریمه بپردازد.
عوارض نوسازی برای ساختمان و زمین نیز جز هزینه انتقال سند است که باید پرداخته شود. فروشنده باید هزینه‌ای هم برای پسماند(جمع کردن زباله ها)، و کمک به آموزش‌وپرورش به شهرداری بپردازد.
دارایی: ۴% قیمت ملک، مالیات نقل‌وانتقال می‌گیرد. ممکن است با دیدن ۴% معامله را رها کنید اما باید بدانید قیمتی که دارایی بر روی ملک می‌گذارد با قیمت واقعی تفاوت دارد. برای مثال اگر زمین شما متری ۱۰ میلیون است، دارایی بیش از متری ۱۰هزار تومان قیمت نمی‌گذارد.
بیمه: اگر ملک تجاری باشد.